Outlook Kontakte managen

In diesem Artikel der Reihe Outlook Features nutzen geht es um die Kontaktverwaltung. Eine zentrale Aufgabe von Outlook ist, die Kontaktdaten von allen möglichen Personen bereitzustellen. So weit, so klar.

Gerade wenn man sehr viele Kontakte hat, stellen sich für eine effektive Nutzung noch einige Fragen:

• Sie möchten einen Newsletter verschicken und Outlook dafür nutzen. Ist das eine gute Idee?
• Wie behält man den Überblick wenn tausende Kontakte in Outlook gespeichert sind?
• Wie kann man die Kontakte mit seinem Handy synchronisieren? Und kann man dafür sorgen, dass nur bestimmte Personenkreise synchronisiert werden?
• Muss man die Kontaktdaten immer von Hand eintragen oder geht das auch irgendwie schneller?

Outlook für Newsletter? Bitte nicht!

Verschicken Sie Newsletter? Dann ist es das beste, wenn Sie hierfür einen Newsletter-Service wie CleverReach* nutzen. Dadurch vermeiden Sie, dass hunderte Kontakte Ihre Outlook-Kontaktverwaltung unübersichtlich machen. Auch wenn Sie erst mit einem kleinen Newsletter beginnen (der später größer werden soll), fangen Sie gleich vernünftig an und nutzen Sie nicht Outlook dafür. Der Umstieg ist sonst umso schwerer! So ein Newsletter Service hat außerdem weitere Vorteile wie Double Opt-In Verfahren und Statistiken. Ich werde dazu mal einen eigenen Artikel schreiben.

Wenn auf den Newsletter Personen mit Anfragen reagieren, können Sie diese Kontaktdaten schnell zu den Kontakten hinzufügen: Rechte Maustaste auf den Absender und im folgenden Popup den Eintrag Zu Outlook-Kontakten hinzufügen wählen.

Farben für die Kontakte

Im Artikel Outlook Aufgabenliste mit Farbkategorien aufwerten habe ich beschrieben, wie man Farbkategorien nutzen kann, um die Aufgaben in kurz- und mittelfristige zu splitten.

Genauso kann man die Farbkategorien auch verwenden, um die Kontakte zu kategorisieren. Hierbei kann alles nach eigenem Gusto definiert werden. Sowohl die Anzahl und die Beschreibung der Kategorien, als auch deren Zuordnung zu Farben. Das kann zum Beispiel so aussehen:

• rot – Familie und Freunde
• grün – Kunden
• orange – Interessent (noch-nicht-Kunde)
• gelb – Branche x
• blau – Branche y

Einem Kontakt können auch mehrere Kategorien zugeordnet werden.

Wenn man im linken Bildschirmbereich bei “Aktuelle Ansicht” die Liste Nach Kategorie sortiert, bekommt man eine Liste, in der man die Kategorien auf- und zuklappen kann. So behält man den Überblick, auch über viele Kontakte.

Kontakte mit dem Smartphone synchronisieren

Da Outlook sehr weit verbreitet ist, gibt es für sehr viele Handys eine Synchronisation mit Outlook. Es sollte also kein Problem sein, alle Kontakte in Outlook auf sein Handy zu bekommen.

Vielleicht sind es aber zu viele Kontakte und es sollen gar nicht alle auf das mobile Endgerät? Kein Problem! Um das zu erreichen kann man einen eigenen Ordner vom Typ Kontakte anlegen.

Hierzu drückt man mit der rechten Maustaste auf den vorhandenen Kontakte Ordner und wählt in dem erscheinenden Popup den Eintrag Neuer Ordner. Im nächsten Schritt vergibt man einen Namen (zum Beispiel “Offline Kontakte”).

Beim Synchronisationsprogramm muss man in der Regel einen Ordner angeben, mit dem synchroniert werden soll. Hier ist die Standardeinstellung der Ordner „Kontakte“. Alle Kontakte, die nur in Outlook gespeichert aber nicht ins Handy sollen, verschiebt man per drag&drop in den neuen Ordner „Offline Kontake“.

Muss man alle Kontakte von Hand eintragen?

Wenn man die Kontakte schon irgendwo vorliegen hat, ist es lästig, wenn man sie nochmal von Hand eintippen muss. Das ist auch nicht nötig. Wenn die Daten schon irgendwo strukturiert gespeicht sind, kann man sie meist als CSV-Datei exportieren und diese Datei dann ins Outlook importieren.

Eine schöne Möglichkeit gibt es auch bei Xing. Dort kann man sich die Kontaktdaten als vCard (eine digitale Visitenkarte) herunterladen und ins Outlook einspielen. Hierfür muss man bei seinem Kontakt im rechten Bereich bei den Optionen oberhalb des Druckersymbols auf Mehr klicken. Dann erscheint der Link zum Herunterladen der vCard.

Wie machen Sie das?

Ich bin wie immer gespannt zu hören, wie Sie das handhaben? Womit verwalten Sie Ihre Kontakte? Haben Sie ergänzende Tipps oder konkrete Fragen? In jedem Fall freue ich mich über Ihren Kommentar.